GRUPO KALLPASAPA SAS

Tax ID (Nit): 900.161.936-3

LEGAL REGULATIONS AND SCOPE OF APPLICATION:

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 será aplicada por GRUPO KALLPASAPA SAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

DEFINITIONS:

Para efectos de la ejecución de la presente política y según la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento interno para la compañía para gestiones internas administrativas.
• Los datos públicos, privados y sensibles serán tratados con responsabilidad y acorde con la ley de Habeas Data en caso de requerirse. No obstante, Grupo Kallpasapa SAS hace uso estrictamente para funciones internas de las bases de datos.
• Encargado y responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos

PURPOSE OF PERSONAL DATA COLLECTION AND PROCESSING:

GRUPO KALLPASAPA SAS podrá hacer uso de los datos personales para:

• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores,incluida el pago de obligaciones contractuales.
• Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de GRUPO KALLPASAPA SAS.

Cualquier dato personal proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos señalados, y, por tanto, GRUPO KALLPASAPA SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgarla, salvo que:

• Exista autorización expresa para hacerlo.
• Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
• Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
• It is required or permitted by law.

The processing of personal data at KALLPASAPA GROUP LTD is governed by the following principles:

El tratamiento de datos personales en GRUPO KALLPASAPA SAS se regirá por los siguientes principios:

• Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRUPO KALLPASAPA SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GRUPO KALLPASAPA SAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principle of confidentiality: All individuals involved in the processing of personal data are obligated to ensure the confidentiality of the information, even after the relationship involving the processing activities has ended.

FIRST PARAGRAPH: In the event that sensitive personal data is collected, the Data Subject may refuse to authorize its processing.

RIGHTS OF DATA SUBJECTS WHOSE PERSONAL
TRATAMIENTO POR PARTE DE GRUPO KALLPASAPA SAS:

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRUPO KALLPASAPA SAS:

• Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
• Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
• Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

FIRST PARAGRAPH: In order to exercise the aforementioned rights, both the data subject and the person representing them must prove their identity and, if applicable, the capacity under which they represent the data subject.
SECOND PARAGRAPH: The rights of minors will be exercised by the individuals authorized to represent them.

DEBERES DE GRUPO KALLPASAPA SAS:

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GRUPO KALLPASAPA SAS está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.

En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones/deberes cuando actúa como responsable:

• Request and keep, under the conditions established in this policy, a copy of the respective authorization granted by the data subject.
• Clearly and sufficiently inform the data subject about the purpose of the collection and the rights granted to them by virtue of the authorization granted.
• Inform the data subject of their request regarding the use of their personal data.
• Process inquiries and complaints in accordance with the terms specified in this policy.
• Ensure that the principles of truthfulness, quality, security, and confidentiality are complied with as established in the following policy.
• Preserve the information under the necessary security conditions to prevent tampering, loss, or unauthorized access.
• Update the information when necessary.
• Rectify personal data when appropriate.

Duties regarding the Superintendence of Industry and Commerce:

• Report any potential security breaches and the existence of risks in the management of the data subjects' information.
• Comply with the instructions and requirements issued by the Superintendence of Industry and Commerce.

PERSON OR DEPARTMENT RESPONSIBLE FOR HANDLING REQUESTS, INQUIRIES, AND COMPLAINTS WHERE THE DATA SUBJECT CAN EXERCISE THEIR RIGHTS TO ACCESS,
UPDATE, RECTIFY, AND DELETE DATA, AND REVOKE CONSENT:

En GRUPO KALLPASAPA SAS la Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es directamente el área administrativa, a quién se le pueden efectuar las consultas vía telefónica al teléfono fijo en Bogotá, también se puede efectuar contacto a través de correo electrónico.

PROCEDURE FOR DATA SUBJECTS TO EXERCISE THEIR RIGHTS TO ACCESS, UPDATE, RECTIFY, DELETE INFORMATION, AND REVOKE CONSENT:

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad.
• The data subject's heirs, who must prove such status.
• The representative and/or legal proxy of the data subject, after proving representation or power of attorney.
• A third party by stipulation or for the benefit of another.

To exercise your rights to access, update, rectify, delete information, and revoke consent, you must contact the responsible person or department in writing, as stated in the previous section. Additionally, according to Articles 14 and 15 of Law 1581 of 2012, you have the right to submit inquiries and complaints, for which the following
procedure must be followed.

Si se trata de una consulta, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) business days following the expiration of the initial period.

Ahora bien, en caso de querer manifestar un reclamo, el mismo se deberá formular mediante solicitud que deberá presentar por escrito y deberá estar dirigida a la persona encargada, según lo expuesto en el punto anterior. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En el reclamo se debe incluir su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
the applicant fails to provide the requested information, it will be considered as withdrawal of the complaint.

Once the complete complaint is received, a note stating "complaint in progress" and the reason for it will be included in the database within a maximum period of two (2) business days. This note must be kept until the complaint is resolved.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si requiere cualquier información adicional no dude en hacérnoslo saber.

Grupo Kallpasapa SAS

Domicile: Bogotá D.C.

Dirección: Carrera: 11A No 118-42

Phone: 6012132390

Correo Electrónico: [email protected]

EFFECTIVE DATE OF THE INFORMATION PROCESSING POLICY AND DATABASE RETENTION PERIOD:
For these purposes, the present policy comes into effect as of October 18th, 2016.

Sincerely,

JEFE ADMINISTRATIVO