GRUPO KALLPASAPA SAS

Nit: 900.161.936-3

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 será aplicada por GRUPO KALLPASAPA SAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES:

Para efectos de la ejecución de la presente política y según la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento interno para la compañía para gestiones internas administrativas.
• Los datos públicos, privados y sensibles serán tratados con responsabilidad y acorde con la ley de Habeas Data en caso de requerirse. No obstante, Grupo Kallpasapa SAS hace uso estrictamente para funciones internas de las bases de datos.
• Encargado y responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO:

GRUPO KALLPASAPA SAS podrá hacer uso de los datos personales para:

• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores,incluida el pago de obligaciones contractuales.
• Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de GRUPO KALLPASAPA SAS.

Cualquier dato personal proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos señalados, y, por tanto, GRUPO KALLPASAPA SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgarla, salvo que:

• Exista autorización expresa para hacerlo.
• Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
• Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
• Que sea requerido o permitido por la ley.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El tratamiento de datos personales en GRUPO KALLPASAPA SAS se regirá por los siguientes principios:

• Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRUPO KALLPASAPA SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GRUPO KALLPASAPA SAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE
TRATAMIENTO POR PARTE DE GRUPO KALLPASAPA SAS:

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRUPO KALLPASAPA SAS:

• Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
• Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
• Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

DEBERES DE GRUPO KALLPASAPA SAS:

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GRUPO KALLPASAPA SAS está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.

En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones/deberes cuando actúa como responsable:

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Informar la solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, o acceso no autorizado.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

• Informar eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y
SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:

En GRUPO KALLPASAPA SAS la Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es directamente el área administrativa, a quién se le pueden efectuar las consultas vía telefónica al teléfono fijo en Bogotá, también se puede efectuar contacto a través de correo electrónico.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Un tercero por estipulación a favor de otro o para otro.

Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización usted deberá contactar a la persona encargada, por escrito, según lo establecido en el punto anterior. Adicionalmente, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a formular consultas y reclamos, para lo cual se deberá llevar a
cabo el procedimiento que se explica a continuación.

Si se trata de una consulta, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Ahora bien, en caso de querer manifestar un reclamo, el mismo se deberá formular mediante solicitud que deberá presentar por escrito y deberá estar dirigida a la persona encargada, según lo expuesto en el punto anterior. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En el reclamo se debe incluir su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si requiere cualquier información adicional no dude en hacérnoslo saber.

Grupo Kallpasapa SAS

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Carrera: 11A No 118-42

Teléfono: 6012132390

Correo Electrónico: [email protected]

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS:
Para estos efectos se da entrada en vigor de la presente política desde el 18 de Octubre del año 2016.

Atentamente,

JEFE ADMINISTRATIVO